Як додати Guidelines до процесу

Процесу легше дотримуватися, коли кожен крок містить інформацію, потрібну співробітникам саме в момент виконання роботи. Додавайте Guidelines до процесу в Enforcium, щоб прикріплювати внутрішні інструкції або корисні ресурси безпосередньо до Action Step.

Guidelines — це додаткові інструкції або ресурси, прикріплені до конкретного Action Step у процесі. Вони дають співробітникам більше контексту про те, як потрібно виконати певний крок.

Доступні два варіанти:

Create guideline

Створіть внутрішню інструкцію безпосередньо в Enforcium.

Add link

Додайте посилання на внутрішній або зовнішній ресурс.

Guidelines працюють разом з іншими налаштуваннями Action Step, такими як Responsible positions, Process Stage, Value Impact Status, Linked metrics та Description. Разом ці поля містять інформацію, необхідну, щоб зрозуміти й виконати крок.

Guidelines корисні щоразу, коли для Action Step потрібні додаткові знання, інструкції або допоміжні матеріали.

Guideline може містити:

• внутрішні правила або інструкції;
• шаблони, якими мають користуватися співробітники;
• довідкові документи;
• посилання на внутрішні системи;
• зовнішні ресурси;
• детальну інформацію, яка допомагає виконати крок.

Основну структуру процесу залишайте лаконічною. Детальніші інструкції додавайте там, де вони потрібні співробітникам.

Наприклад, фінансовий процес може містити крок Review expense request із guideline, у якому описано правила погодження в компанії та додано посилання на відповідну форму витрат. Співробітник може відкрити ресурс безпосередньо з кроку під час виконання роботи.

Відкрийте потрібний процес і перейдіть в Edit mode. Виберіть Action Step, до якого потрібно додати допоміжну інформацію.

У розділі Guidelines натисніть значок +.

З’явиться меню з двома варіантами:

• Create guideline
• Add link

Виберіть варіант, який відповідає інформації, яку ви хочете надати.

Виберіть Create guideline, щоб написати інструкцію безпосередньо для Action Step.

Вікно Create Guideline містить:

Guideline title

Введіть зрозумілу назву, за якою співробітники швидко впізнають ресурс.

Description

Додайте інструкції, правила або корисний контекст, пов’язаний із кроком.

В описі можна пояснити необхідну процедуру, важливі умови, вимоги до якості або інші деталі, які співробітникам варто знати перед виконанням роботи.

Коли інформацію заповнено, натисніть Create Guideline. Новий guideline з’явиться в Action Step.

Виберіть Add link, якщо потрібна інформація вже є в іншому ресурсі.

Вікно Add Link містить два поля:

Link title

Введіть назву, яка відображатиметься для ресурсу.

URL

Введіть адресу внутрішнього або зовнішнього ресурсу.

Натисніть Add Link, щоб прикріпити ресурс до Action Step.

Це зручно для документів, шаблонів, баз знань, форм, внутрішніх інструментів або інших вебресурсів, які регулярно потрібні співробітникам під час виконання процесу.

Після створення guideline або додавання посилання воно з’являється в розділі Guidelines в Action Step.

Кожен ресурс відображається окремим елементом. Співробітники можуть відкрити потрібну інструкцію або ресурс безпосередньо з кроку процесу.

Так виникає практичний зв’язок між описаним процесом і знаннями, необхідними для його виконання. Співробітник отримує доступ до потрібної інформації саме там, де відбувається робота.