Як працюють етапи процесів в Enforcium

Process Stages допомагають структурувати кроки процесу відповідно до їхньої ролі: підготовка, виконання, перевірка або подальші дії.

Enforcium використовує чотири етапи:

PLAN → DO → CHECK → ACT

Так утворюється повний цикл процесу:

визначити, що потрібно зробити → виконати роботу → перевірити результат → відреагувати на результат → за потреби покращити процес.

PLAN — підготовка, визначення умов або узгодження перед виконанням.

Використовуйте Plan для кроків, які готують команду до основної роботи.

Наприклад, у процесі роботи з новим клієнтом:

• Визначити потреби клієнта
• Зібрати необхідну інформацію
• Узгодити обсяг робіт
• Підготувати план роботи

DO — виконання основної роботи процесу.

Do охоплює кроки, на яких команда виконує основну роботу.

Наприклад:

• Провести discovery call
• Підготувати пропозицію
• Налаштувати рішення
• Запустити проєкт

CHECK — перевірка, контроль або виявлення проблем.

Check охоплює кроки, на яких команда перевіряє результат і переконується, що все працює як очікувалося.

Наприклад:

• Перевірити якість виконаної роботи
• Зібрати feedback клієнта
• Звірити результати з метриками
• Виявити помилки або відхилення

ACT — внесення покращень або фіналізація результату.

Act охоплює дії, які виконуються за результатами перевірки.

Наприклад:

• Виправити виявлену проблему
• Внести зміни на основі feedback
• Оновити процес
• Зафіксувати фінальний результат

Відкрийте потрібний процес і увімкніть Edit mode.

Виберіть Action Step, який потрібно змінити, і відкрийте поле Process Stage.

Виберіть один із чотирьох варіантів:

PLAN

DO

CHECK

ACT

Потім натисніть Save changes.

Вибраний етап відображається безпосередньо на картці кроку, тож роль кожної дії видно без відкриття її налаштувань.

Розглянемо простий процес роботи з новим потенційним клієнтом.

PLAN

Зібрати інформацію про ліда

Вивчити компанію та її потреби

Підготуватися до першого контакту

DO

Зв’язатися з лідом

Провести discovery call

Підготувати та надіслати пропозицію

CHECK

Проаналізувати відповідь клієнта

Оцінити, чи відповідає пропозиція його потребам

Визначити причини заперечень або затримок

ACT

За потреби скоригувати пропозицію

Узгодити наступні кроки

Зафіксувати результат взаємодії з лідом

Реальний процес може містити різні шляхи та переходи. Process Stages допомагають визначити функцію кожного кроку, а сам процес може підтримувати різні сценарії.

Process Stages особливо корисні для складних процесів із великою кількістю кроків.

Без етапів команда бачить:

Крок 1 → Крок 2 → Крок 3 → Крок 4

З Process Stages призначення кожного кроку стає зрозумілішим:

PLAN → підготувати

DO → виконати

CHECK → перевірити

ACT → відреагувати та покращити

Вони також допомагають виявляти прогалини в процесі.

Наприклад, процесу з великою кількістю кроків DO і дуже малою кількістю кроків CHECK може знадобитися чіткіший етап перевірки, який покаже, де і як оцінюються результати.

Process Stages допомагають задокументувати робочий процес і створити зрозумілий цикл виконання.

Value Impact Status відображається поруч із Process Stage у налаштуваннях Action Step. Це два окремі параметри.

Process Stage відповідає на питання:

«Яку роль цей крок відіграє в процесі?»

Наприклад: Plan, Do, Check або Act.

Value Impact Status відповідає на питання:

«Яку цінність створює цей крок?»

Наприклад: Client Value Added, Business Value Added, Waste або N/A.

Один крок може мати обидва параметри:

Або:

Разом ці параметри показують, що відбувається на кожному етапі і чому цей крок важливий.