Як працюють Job Descriptions в Enforcium

Job Description — це детальний опис, прив’язаний до Position в організації. Він може містити обов’язки, очікування, кваліфікаційні вимоги, робочі правила та іншу інформацію, важливу для ролі.

Вміст створюється в текстовому редакторі з форматуванням, тож опис можна структурувати, а за потреби додати форматування або посилання.

Чіткий Job Description дає співробітникам практичне розуміння їхньої ролі. Він також може бути для керівників єдиним орієнтиром під час визначення обов’язків в усій організації.

Відкрийте Organization Standards у лівому меню та виберіть Job Description.

На сторінці відображаються Positions, наявні в компанії. У кожному рядку вказано назву Position і пов’язаний із нею Department або Team.

Щоб швидко знайти потрібну Position, використовуйте поле Search. Виберіть Position, щоб відкрити її Job Description.

Job Description можна додати до Position безпосередньо з її сторінки.

Відкрийте Position і натисніть іконку Edit у правому верхньому куті. Якщо Position ще не має опису, на сторінці доступна дія Add Job Description.

Виберіть її, щоб відкрити редактор.

Редактор має велике текстове поле для введення опису. Ви можете писати текст у структурованому форматі та використовувати доступні інструменти форматування, щоб його було легше читати.

Вміст варто організувати за такими розділами, як:

• обов’язки ролі;
• ключові очікування;
• необхідні навички та кваліфікація;
• підпорядкування;
• специфічні вимоги компанії;
• додаткова інформація, потрібна співробітникам для виконання ролі.

Кожен розділ має бути сфокусованим. Чітка структура спрощує перегляд і підтримку опису.

Коли опис готовий, натисніть Save.

Job Descriptions можна оновлювати в міру зміни обов’язків та організаційних вимог.

Відкрийте потрібну Position зі списку Job Description. Натисніть іконку Edit, щоб відкрити наявний вміст у редакторі.

Внесіть потрібні зміни та виберіть Save.

У міру розвитку Position можна переглядати обов’язки, додавати нові вимоги, оновлювати посилання або змінювати структуру вмісту.

У редакторі також є можливість видалення. Використовуйте її, коли Job Description потрібно прибрати з Position.

Job Descriptions стають особливо корисними, коли вони пов’язані з Processes.

Коли Position призначено відповідальною за Action Step, пов’язаний процес з’являється в розділі Linked Processes у Job Description. Співробітники можуть розгорнути процес і побачити конкретні Action Steps, пов’язані з їхньою Position.

Так створюється прямий зв’язок між визначенням ролей в організації та операційною роботою. Співробітник може відкрити свій Job Description і побачити процеси, у яких бере участь його Position, разом із відповідними кроками.

Розділ Linked Processes показує процеси, які містять Action Steps, призначені цій Position.

Кожен процес можна розгорнути за допомогою елемента керування праворуч. Після розгортання під назвою процесу відображається пов’язаний Step.

Також можна скористатися дією Open Process, щоб перейти до процесу та переглянути його повну структуру.

Таке представлення допомагає співробітникам зрозуміти, де їхня Position бере участь у робочих процесах компанії. Воно також дає керівникам практичний спосіб пов’язати очікування від ролі із задокументованими процесами.