Як створювати та редагувати кроки процесу в Enforcium

Кожен процес в Enforcium складається з окремих Action Steps — конкретних дій або етапів, які команда виконує в межах процесу.

Наприклад, процес роботи з новим клієнтом може включати:

New lead received

↓

Qualify lead

↓

Conduct discovery call

↓

Prepare proposal

↓

Sign contract

↓

Start client onboarding

Для кожного кроку можна визначити:

• що потрібно зробити
• хто за це відповідає
• яку роль крок відіграє в процесі
• яку цінність він створює
• з якими метриками він пов’язаний

Щоб змінити структуру процесу або налаштувати його кроки, відкрийте потрібний процес і увімкніть Edit mode у верхній частині сторінки.

У View mode процес доступний команді для перегляду та використання.

У Edit mode можна змінювати його структуру та налаштовувати окремі Action Steps.

Під час створення або редагування кроку відкривається вікно Action Step. Тут можна налаштувати його основні параметри.

Для кожного кроку можна визначити:

• Step — назву кроку
• Process Stage — роль кроку в процесі
• Value Impact Status — його вплив на цінність
• Responsible positions — позиції, відповідальні за крок
• Linked metrics — пов’язані метрики
• Description — детальну інформацію про крок
• Guidelines — внутрішні інструкції або посилання на додаткові матеріали

Після завершення натисніть Save changes.

Використовуйте поле Step, щоб назвати конкретну дію або етап.

Виберіть назву, з якої зрозуміло, що має відбутися на цьому етапі, навіть без додаткових пояснень.

Наприклад, замість:

Client

використовуйте:

Qualify new lead

або:

Conduct discovery call

Так структура процесу залишається зрозумілою з першого погляду.

Поле Process Stage визначає роль кроку в загальному циклі процесу.

Доступні чотири варіанти:

• PLAN — підготовка, визначення умов або узгодження перед виконанням.
• DO — виконання основної роботи.
• CHECK — перевірка результату або виявлення проблем.
• ACT — внесення покращень або фіналізація результату.

Наприклад:

Prepare for discovery call → PLAN

Conduct discovery call → DO

Review client requirements → CHECK

Update proposal based on feedback → ACT

Докладніше про цю логіку — у статті «Як працюють етапи процесів в Enforcium».

Поле Value Impact Status показує, яку цінність створює конкретний крок.

Доступні варіанти:

• CLIENT VALUE ADDED — покращує результат або досвід клієнта.
• BUSINESS VALUE ADDED — підтримує роботу та розвиток бізнесу.
• WASTE — споживає ресурси без очевидного впливу.
• N/A — вплив на цінність не визначений.

Наприклад, консультація клієнта може мати статус Client Value Added, внутрішня перевірка договору — Business Value Added, а ручне дублювання тих самих даних у кількох системах — Waste.

Докладніше — у статті «Як використовувати Value Impact Status в Enforcium».

Використовуйте Responsible positions, щоб призначити позиції, відповідальні за крок.

Наприклад, один процес може залучати кількох спеціалістів:

Qualify lead → Sales Manager

Prepare proposal → Sales Manager

Prepare visuals → Designer

Review contract → Legal

Start onboarding → Customer Success Manager

За потреби одному Action Step можна призначити кілька відповідальних позицій.

Це особливо корисно для процесів, у яких беруть участь кілька ролей або департаментів. Відповідальність за кожен етап залишається чітко визначеною в межах процесу.

Використовуйте Linked metrics, щоб пов’язати Action Step з однією або кількома метриками Enforcium.

Наприклад:

або:

Зв’язок із метрикою додає кроку контексту. Команда бачить, що потрібно зробити і який вимірюваний результат підтримує ця робота.

Використовуйте Description, щоб детальніше пояснити, як виконувати крок.

Можна додати відповідний контекст, умови, правила, критерії виконання або будь-яку іншу інформацію, потрібну співробітнику.

Наприклад, для кроку Qualify new lead опис може містити:

• за якими критеріями відбувається кваліфікація;
• яку інформацію потрібно перевірити;
• що вважається успішним виконанням;
• коли лід має перейти на наступний етап.

Назва кроку показує, що робити, а Description може пояснити, як це робити.

Якщо для кроку потрібна окрема інструкція або додатковий матеріал, використовуйте Add guidelines.

Доступні два варіанти:

• Create guideline — створити внутрішню інструкцію для кроку.
• Add link — додати посилання на внутрішній або зовнішній ресурс.

Наприклад, крок Conduct discovery call може містити інструкцію зі структурою дзвінка та посилання на шаблон нотаток.

Крок Prepare proposal може містити шаблон комерційної пропозиції.

Крок Update CRM може містити інструкцію щодо заповнення обов’язкових полів.

Так потрібні матеріали знаходяться безпосередньо в тому кроці процесу, де вони потрібні.

Щоб змінити наявний Action Step:

• Відкрийте процес.
• Увімкніть Edit mode.
• Відкрийте потрібний крок.
• Натисніть Edit.
• Оновіть потрібні налаштування.
• Натисніть Save changes.

У міру змін у роботі команди можна оновлювати відповідальні позиції, описи, Process Stage, Value Impact Status, пов’язані метрики або інструкції.

Якщо Action Step більше не потрібен, його можна видалити в Edit mode за допомогою Delete.

Перед видаленням кроку переконайтеся, що він більше не є частиною процесу і що важливу інформацію не потрібно перенести до іншого Action Step.

Коли позицію призначено відповідальною за Action Step, пов’язаний процес з’являється в профілі користувача, який займає цю позицію.

У розділі Job Description → Linked Processes співробітник бачить процеси, у яких бере участь його позиція.

Якщо розгорнути процес, відображаються конкретні кроки, пов’язані з цією позицією.

Так Job Description пов’язується з реальною операційною роботою співробітника. Співробітник бачить, у яких процесах він бере участь і за які кроки відповідає.

Уявімо процес New Client Acquisition із кроком Conduct discovery call.

Його можна налаштувати так:

Тепер крок містить більше, ніж просто назву дії.

Він відповідає на кілька ключових запитань:

• що потрібно зробити
• хто це робить
• яку роль дія відіграє в процесі
• яку цінність вона створює
• який результат вона підтримує
• де знайти інструкції для її виконання

Такі Action Steps стають основою зрозумілого та структурованого процесу компанії.