Cómo crear y editar pasos de procesos en Enforcium

Cada proceso en Enforcium está formado por Action Steps individuales, es decir, acciones o etapas concretas que el equipo completa como parte del proceso.

Por ejemplo, un proceso para trabajar con un nuevo cliente podría incluir:

Nuevo lead recibido

↓

Cualificar el lead

↓

Realizar la llamada de descubrimiento

↓

Preparar la propuesta

↓

Firmar el contrato

↓

Iniciar el onboarding del cliente

Para cada paso, puedes definir

• qué hay que hacer
• quién es responsable
• qué papel desempeña el paso en el proceso
• qué valor crea
• con qué métricas está conectado

Para cambiar la estructura del proceso o configurar sus pasos, abre el proceso correspondiente y activa el Edit mode en la parte superior de la página.

En View mode, el proceso está disponible para que el equipo lo revise y lo utilice.

En Edit mode, puedes cambiar su estructura y configurar cada Action Step.

Al crear o editar un paso, se abre la ventana Action Step. Aquí puedes configurar sus ajustes principales.

Para cada paso, puedes definir:

• Step: el nombre del paso
• Process Stage: el papel del paso en el proceso
• Value Impact Status: su impacto en el valor
• Responsible positions: los puestos responsables del paso
• Linked metrics: las métricas conectadas
• Description: información detallada sobre el paso
• Guidelines: instrucciones internas o enlaces a recursos adicionales

Cuando termines, haz clic en Save changes.

Utiliza el campo Step para nombrar la acción o etapa concreta.

Elige un nombre que deje claro qué debe ocurrir en esta etapa, incluso sin explicaciones adicionales.

Por ejemplo, en lugar de:

Cliente

utiliza:

Cualificar nuevo lead

o:

Realizar la llamada de descubrimiento

Así, la estructura del proceso se entiende de un vistazo.

El campo Process Stage define el papel del paso dentro del ciclo general del proceso.

Hay cuatro opciones disponibles:

• PLAN: preparación, definición o alineación antes de la ejecución.
• DO: ejecución del trabajo principal.
• CHECK: revisión del resultado o identificación de problemas.
• ACT: introducción de mejoras o cierre del resultado.

Por ejemplo:

Preparar la llamada de descubrimiento → PLAN

Realizar la llamada de descubrimiento → DO

Revisar los requisitos del cliente → CHECK

Actualizar la propuesta según el feedback → ACT

Descubre más sobre esta lógica en Cómo funcionan las Process Stages en Enforcium.

El campo Value Impact Status muestra qué valor crea un paso concreto.

Opciones disponibles:

• CLIENT VALUE ADDED: mejora el resultado o la experiencia del cliente.
• BUSINESS VALUE ADDED: respalda las operaciones y el crecimiento del negocio.
• WASTE: consume recursos sin un impacto claro.
• N/A: el impacto en el valor no se ha definido.

Por ejemplo, una consulta con un cliente puede ser Client Value Added, una revisión interna de un contrato puede ser Business Value Added, y duplicar manualmente los mismos datos en varios sistemas puede ser Waste.

Descubre más en Cómo usar Value Impact Status en Enforcium.

Utiliza Responsible positions para asignar los puestos responsables del paso.

Por ejemplo, un mismo proceso puede implicar a varios especialistas:

Cualificar el lead → Sales Manager

Preparar la propuesta → Sales Manager

Preparar los elementos visuales → Designer

Revisar el contrato → Legal

Iniciar el onboarding → Customer Success Manager

Puedes asignar varios puestos responsables a un mismo Action Step cuando sea necesario.

Esto resulta especialmente útil en procesos en los que participan varios roles o departamentos. La responsabilidad de cada etapa queda claramente definida dentro del proceso.

Utiliza Linked metrics para conectar un Action Step con una o varias métricas de Enforcium.

Por ejemplo:

o:

La conexión con una métrica aporta contexto al paso. El equipo puede ver qué hay que hacer y qué resultado medible respalda ese trabajo.

Utiliza Description para explicar con más detalle cómo debe completarse el paso.

Puedes añadir contexto relevante, condiciones, reglas, criterios de finalización o cualquier otra información que necesite el empleado.

Por ejemplo, para Cualificar nuevo lead, la descripción podría incluir:

• qué criterios se utilizan para la cualificación;
• qué información hay que comprobar;
• qué se considera una finalización correcta;
• cuándo debe pasar el lead a la siguiente etapa.

El nombre del paso indica qué hacer, mientras que la Description puede explicar cómo hacerlo.

Si un paso requiere una instrucción específica o un recurso adicional, utiliza Add guidelines.

Hay dos opciones disponibles:

• Create guideline: crea una instrucción interna para el paso.
• Add link: añade un enlace a un recurso interno o externo.

Por ejemplo, Realizar la llamada de descubrimiento podría incluir una directriz con la estructura de la llamada y un enlace a una plantilla de notas.

Preparar la propuesta podría incluir una plantilla de propuesta.

Actualizar el CRM podría incluir instrucciones para completar los campos obligatorios.

Así, los recursos relevantes se mantienen directamente en el paso del proceso donde se necesitan.

Para cambiar un Action Step existente:

• Abre el proceso.
• Activa el Edit mode.
• Abre el paso correspondiente.
• Haz clic en Edit.
• Actualiza los ajustes necesarios.
• Haz clic en Save changes.

Puedes actualizar los puestos responsables, las descripciones, el Process Stage, el Value Impact Status, las métricas conectadas o las directrices a medida que evoluciona el trabajo del equipo.

Si un Action Step ya no es necesario, puedes eliminarlo en Edit mode mediante Delete.

Antes de eliminar un paso, comprueba que ya no forma parte del proceso y que no es necesario trasladar información relevante a otro Action Step.

Cuando un puesto se asigna como responsable de un Action Step, el proceso correspondiente aparece en el perfil del usuario que ocupa ese puesto.

En Job Description → Linked Processes, el empleado puede ver los procesos en los que participa su puesto.

Al desplegar un proceso, se muestran los pasos concretos conectados con ese puesto.

Esto conecta la Job Description con el trabajo operativo real del empleado. El empleado puede ver en qué procesos participa y de qué pasos es responsable.

Imagina un proceso Captación de nuevos clientes con el paso Realizar la llamada de descubrimiento.

Podría configurarse así:

Ahora el paso contiene mucho más que el nombre de una acción.

Responde a varias preguntas clave:

• qué hay que hacer
• quién lo hace
• qué papel desempeña la acción en el proceso
• qué valor crea
• qué resultado respalda
• dónde encontrar las instrucciones para completarlo

Estos Action Steps forman la base de un proceso de empresa claro y estructurado.