Cómo añadir directrices a un proceso

Un proceso es más fácil de seguir cuando cada paso contiene la información que los empleados necesitan en el momento de realizar el trabajo. Añade Guidelines a un proceso en Enforcium para adjuntar instrucciones internas o recursos útiles directamente a un Action Step.

Las Guidelines son instrucciones o recursos adicionales vinculados a un Action Step concreto dentro de un proceso. Dan a los empleados más contexto sobre cómo debe completarse un paso determinado.

Hay dos opciones:

Create guideline

Crea una instrucción interna directamente en Enforcium.

Add link

Añade un enlace a un recurso interno o externo.

Las Guidelines funcionan junto con las demás configuraciones del Action Step, como Responsible positions, Process Stage, Value Impact Status, Linked metrics y Description. En conjunto, estos campos proporcionan la información necesaria para entender y completar el paso.

Las Guidelines son útiles siempre que un Action Step requiere conocimientos, instrucciones o material de apoyo adicionales.

Una directriz puede contener:

• normas o instrucciones internas;
• plantillas que los empleados deben utilizar;
• documentos de referencia;
• enlaces a sistemas internos;
• recursos externos;
• información detallada que respalda el paso.

Mantén concisa la estructura principal del proceso. Añade instrucciones más detalladas allí donde los empleados las necesiten.

Por ejemplo, un proceso financiero podría incluir el paso Revisar la solicitud de gasto con una directriz que contenga las normas de aprobación de la empresa y un enlace al formulario de gastos correspondiente. El empleado puede abrir el recurso directamente desde el paso mientras realiza el trabajo.

Abre el proceso correspondiente y cambia a Edit mode. Selecciona el Action Step al que quieres añadir información de apoyo.

En la sección Guidelines, haz clic en el icono +.

Aparecerá un menú con dos opciones:

• Create guideline
• Add link

Elige la opción que corresponda a la información que quieres aportar.

Selecciona Create guideline para escribir una instrucción directamente para el Action Step.

La ventana Create Guideline contiene:

Guideline title

Introduce un nombre claro que ayude a los empleados a reconocer el recurso rápidamente.

Description

Añade las instrucciones, las normas o el contexto útil asociados al paso.

La descripción puede explicar el procedimiento necesario, las condiciones importantes, los requisitos de calidad u otros detalles que los empleados deben conocer antes de realizar el trabajo.

Cuando la información esté completa, haz clic en Create Guideline. La nueva directriz aparecerá en el Action Step.

Elige Add link cuando la información necesaria ya existe en otro recurso.

La ventana Add Link contiene dos campos:

Link title

Introduce el nombre con el que se mostrará el recurso.

URL

Introduce la dirección del recurso interno o externo.

Haz clic en Add Link para vincular el recurso al Action Step.

Esto resulta útil para documentos, plantillas, bases de conocimiento, formularios, herramientas internas u otros recursos web que los empleados necesitan con frecuencia al completar un proceso.

Después de crear una directriz o añadir un enlace, aparece en la sección Guidelines del Action Step.

Cada recurso se muestra como un elemento independiente. Los empleados pueden abrir la instrucción o el recurso correspondiente directamente desde el paso del proceso.

Así se crea una conexión práctica entre el proceso documentado y el conocimiento necesario para llevarlo a cabo. El empleado puede acceder a la información relevante en el mismo punto en que se realiza el trabajo.