So fügen Sie Guidelines zu einem Process hinzu

Ein Process lässt sich leichter befolgen, wenn jeder Step genau die Informationen enthält, die Mitarbeitende in dem Moment brauchen, in dem sie die Arbeit ausführen. Fügen Sie Guidelines zu einem Process hinzu, um interne Anleitungen oder hilfreiche Ressourcen in Enforcium direkt mit einem Action Step zu verbinden.

Guidelines sind zusätzliche Anleitungen oder Ressourcen, die einem bestimmten Action Step innerhalb eines Process zugeordnet sind. Sie geben Mitarbeitenden mehr Kontext dazu, wie ein bestimmter Step ausgeführt werden soll.

Es gibt zwei Möglichkeiten:

Create guideline

Eine interne Anleitung direkt in Enforcium erstellen.

Add link

Einen Link zu einer internen oder externen Ressource hinzufügen.

Guidelines ergänzen die übrigen Einstellungen eines Action Steps, etwa Responsible positions, Process Stage, Value Impact Status, Linked metrics und Description. Zusammen liefern diese Felder die Informationen, die nötig sind, um den Step zu verstehen und auszuführen.

Guidelines sind immer dann hilfreich, wenn ein Action Step zusätzliches Wissen, Anleitungen oder unterstützende Materialien erfordert.

Eine Guideline kann Folgendes enthalten:

• interne Regeln oder Anleitungen;
• Vorlagen, die Mitarbeitende verwenden sollen;
• Referenzdokumente;
• Links zu internen Systemen;
• externe Ressourcen;
• detaillierte Informationen, die den Step unterstützen.

Halten Sie die Hauptstruktur des Process knapp. Ergänzen Sie ausführlichere Anleitungen dort, wo Mitarbeitende sie brauchen.

Ein Finanz-Process könnte zum Beispiel den Step Ausgabenantrag prüfen mit einer Guideline enthalten, die die Freigaberegeln des Unternehmens und einen Link zum entsprechenden Ausgabenformular umfasst. Die Mitarbeitenden können die Ressource während der Arbeit direkt aus dem Step öffnen.

Öffnen Sie den gewünschten Process und wechseln Sie in den Edit mode. Wählen Sie den Action Step aus, zu dem Sie unterstützende Informationen hinzufügen möchten.

Klicken Sie im Bereich Guidelines auf das Symbol +.

Es erscheint ein Menü mit zwei Optionen:

• Create guideline
• Add link

Wählen Sie die Option, die zu den Informationen passt, die Sie bereitstellen möchten.

Wählen Sie Create guideline, um eine Anleitung direkt für den Action Step zu verfassen.

Das Fenster Create Guideline enthält:

Guideline title

Geben Sie einen klaren Namen ein, an dem Mitarbeitende die Ressource schnell erkennen.

Description

Fügen Sie die Anleitungen, Regeln oder den hilfreichen Kontext zum Step hinzu.

Die Beschreibung kann das erforderliche Vorgehen, wichtige Bedingungen, Qualitätsanforderungen oder andere Details erläutern, die Mitarbeitende vor der Ausführung der Arbeit kennen sollten.

Wenn alle Informationen vollständig sind, klicken Sie auf Create Guideline. Die neue Guideline wird im Action Step angezeigt.

Wählen Sie Add link, wenn die benötigten Informationen bereits in einer anderen Ressource vorhanden sind.

Das Fenster Add Link enthält zwei Felder:

Link title

Geben Sie den Namen ein, unter dem die Ressource angezeigt wird.

URL

Geben Sie die Adresse der internen oder externen Ressource ein.

Klicken Sie auf Add Link, um die Ressource mit dem Action Step zu verbinden.

Das ist hilfreich für Dokumente, Vorlagen, Wissensdatenbanken, Formulare, interne Tools oder andere Webressourcen, die Mitarbeitende bei der Ausführung eines Process regelmäßig brauchen.

Nachdem Sie eine Guideline erstellt oder einen Link hinzugefügt haben, erscheint sie im Bereich Guidelines des Action Steps.

Jede Ressource wird als eigener Eintrag angezeigt. Mitarbeitende können die jeweilige Anleitung oder Ressource direkt aus dem Process Step öffnen.

So entsteht eine praktische Verbindung zwischen dem dokumentierten Process und dem Wissen, das für seine Ausführung nötig ist. Mitarbeitende erhalten die relevanten Informationen genau dort, wo die Arbeit stattfindet.