Como adicionar diretrizes a um processo no Enforcium

Um processo fica mais fácil de seguir quando cada etapa contém as informações de que os funcionários precisam no momento em que executam o trabalho. Adicione Guidelines a um processo no Enforcium para anexar instruções internas ou recursos úteis diretamente a um Action Step.

As Guidelines são instruções ou recursos adicionais anexados a um Action Step específico dentro de um processo. Elas dão aos funcionários mais contexto sobre como uma determinada etapa deve ser concluída.

Há duas opções:

Create guideline

Crie uma instrução interna diretamente no Enforcium.

Add link

Adicione um link para um recurso interno ou externo.

As Guidelines funcionam junto com as outras configurações do Action Step, como Responsible positions, Process Stage, Value Impact Status, Linked metrics e Description. Juntos, esses campos fornecem as informações necessárias para entender e concluir a etapa.

As Guidelines são úteis sempre que um Action Step exige conhecimento, instruções ou materiais de apoio adicionais.

Uma diretriz pode conter:

• regras ou instruções internas;
• modelos que os funcionários precisam usar;
• documentos de referência;
• links para sistemas internos;
• recursos externos;
• informações detalhadas que apoiam a etapa.

Mantenha a estrutura principal do processo concisa. Adicione instruções mais detalhadas onde os funcionários precisarem delas.

Por exemplo, um processo financeiro pode incluir a etapa Revisar solicitação de despesa com uma diretriz que contém as regras de aprovação da empresa e um link para o formulário de despesas correspondente. O funcionário pode abrir o recurso diretamente na etapa enquanto realiza o trabalho.

Abra o processo desejado e mude para o Edit mode. Selecione o Action Step ao qual deseja adicionar informações de apoio.

Na seção Guidelines, clique no ícone +.

Um menu aparecerá com duas opções:

• Create guideline
• Add link

Escolha a opção que corresponde às informações que você deseja fornecer.

Selecione Create guideline para escrever uma instrução diretamente para o Action Step.

A janela Create Guideline contém:

Guideline title

Informe um nome claro que ajude os funcionários a reconhecer o recurso rapidamente.

Description

Adicione as instruções, regras ou contexto útil associados à etapa.

A descrição pode explicar o procedimento necessário, condições importantes, requisitos de qualidade ou outros detalhes que os funcionários devem conhecer antes de concluir o trabalho.

Quando as informações estiverem completas, clique em Create Guideline. A nova diretriz aparecerá no Action Step.

Escolha Add link quando as informações necessárias já existirem em outro recurso.

A janela Add Link contém dois campos:

Link title

Informe o nome que será exibido para o recurso.

URL

Informe o endereço do recurso interno ou externo.

Clique em Add Link para anexar o recurso ao Action Step.

Isso é útil para documentos, modelos, bases de conhecimento, formulários, ferramentas internas ou outros recursos da web de que os funcionários precisam regularmente ao executar um processo.

Depois que você cria uma diretriz ou adiciona um link, ele aparece na seção Guidelines do Action Step.

Cada recurso é exibido como um item separado. Os funcionários podem abrir a instrução ou o recurso relevante diretamente na etapa do processo.

Isso cria uma conexão prática entre o processo documentado e o conhecimento necessário para executá-lo. O funcionário acessa as informações relevantes no ponto em que o trabalho acontece.