Como os processos funcionam no Enforcium

Os Processes no Enforcium ajudam a transformar trabalho recorrente, regras internas e conhecimento da equipe em processos claros que outros funcionários podem seguir.

Se uma equipe executa regularmente a mesma sequência de ações ou enfrenta a mesma situação, isso pode ser documentado como um processo.

Por exemplo:

• como fazer o onboarding de um novo funcionário;
• como processar um novo lead;
• como conduzir um cliente do primeiro contato até a assinatura do contrato;
• como lançar um novo projeto;
• o que fazer quando um cliente quer cancelar uma assinatura.

Em vez de explicar as etapas no chat toda vez ou depender da experiência de uma única pessoa, a equipe recebe um fluxo de trabalho pronto para usar, que mostra

• o que precisa ser feito
• em que ordem
• quem é responsável

Os Processes estão disponíveis em Organization Standards → Processes.

Aqui você pode ver todos os processos disponíveis para você.

A aba Processes também aparece no módulo Org Standards, na seção Job Description → My.

Cada cartão de processo mostra o nome, o número de Steps, o número de Positions with access e o status de visibilidade.

Os processos podem ser organizados por áreas ou departamentos relevantes, para que as equipes encontrem rapidamente os padrões operacionais de que precisam.

Para criar um novo processo, clique em Create Process.

OBSERVAÇÃO: Os processos podem ser criados por Department Heads e por usuários em níveis superiores da hierarquia organizacional.

Um processo é útil para um fluxo de trabalho que a equipe executa regularmente ou que deve ser realizado de forma consistente, independentemente de quem seja o responsável por ele.

Por exemplo, um processo de novo cliente pode ter esta estrutura:

Novo lead recebido

↓

Qualificação do lead

↓

Discovery call

↓

Proposta enviada

↓

Contrato assinado

↓

Onboarding do cliente

Cada fase pode ser documentada como uma etapa separada, com responsáveis atribuídos.

Um processo tem dois modos de trabalho.

O View mode é usado para revisar um processo já pronto. Os funcionários podem ver:

• a sequência de etapas
• as transições entre elas
• as informações necessárias para concluir o processo

O Edit mode é usado para criar e atualizar a estrutura do processo.

Para fazer alterações, ative o Edit mode.

No Edit mode, você pode adicionar e atualizar etapas, responsáveis, estágios, métricas, descrições e outras informações.

Assim, os funcionários podem seguir o processo pronto, enquanto as pessoas responsáveis pela sua estrutura conseguem mantê-lo atualizado.

Um processo é composto por Action Steps individuais.

Para cada etapa, você pode definir:

• Nome da etapa
• Process Stage
• Value Impact Status
• Cargos responsáveis
• Métricas vinculadas
• Descrição
• Diretrizes ou links adicionais

Por exemplo, em um processo de vendas, a etapa Discovery Call pode incluir o Sales Manager responsável, instruções para conduzir a chamada e uma métrica influenciada por essa fase.

Isso dá aos funcionários o contexto necessário para concluir cada etapa com sucesso.

Cada etapa pode ter Responsible positions.

Por exemplo, um processo de novo cliente pode incluir:

Qualificação do lead → Sales Manager

Preparar a proposta → Sales Manager

Preparar os materiais visuais → Designer

Aprovação do contrato → Jurídico

Onboarding do cliente → Customer Success Manager

Um único processo pode envolver vários departamentos e especialistas.

Isso deixa claro quem entra no processo em cada fase e quem é responsável por concluir etapas específicas.

Cada etapa pode receber um Process Stage.

O Enforcium usa a metodologia PDCA:

• PLAN — preparação, definição de condições e alinhamento antes da execução.
• DO — execução do trabalho principal do processo.
• CHECK — revisão do resultado, acompanhamento do progresso ou identificação de problemas.
• ACT — implementação de melhorias ou finalização do resultado.

Por exemplo, um processo de cliente pode ter esta estrutura:

PLAN → identificar as necessidades do cliente

DO → preparar e apresentar a solução

CHECK → revisar o resultado e coletar feedback

ACT → fazer as alterações necessárias e registrar o resultado final

Isso ajuda a mostrar o papel de cada etapa dentro do ciclo geral do processo.

Cada Action Step também pode ter um Value Impact Status.

O Enforcium usa a metodologia LEAN:

• Client Value Added — a etapa melhora a experiência do cliente ou afeta diretamente o resultado que ele recebe.
• Business Value Added — a etapa é necessária para as operações, o controle ou o crescimento do negócio.
• Waste — a etapa consome recursos sem gerar valor claro.
• N/A — o impacto no valor não foi definido.

Isso permite que as equipes olhem para um processo sob outra perspectiva útil e se perguntem:

“Por que estamos fazendo isso e que valor esta etapa gera?”

Por exemplo, se várias etapas de um processo de 15 etapas são marcadas regularmente como Waste, pode valer a pena revisar o processo, eliminar ações desnecessárias ou simplificá-lo.

Uma etapa do processo pode ser conectada a uma ou mais métricas por meio de Linked metrics.

Isso conecta o que a equipe faz com o resultado que esse trabalho deve influenciar.

Por exemplo:

Se a equipe segue o processo regularmente, mas o número de leads qualificados não aumenta, isso pode ser um motivo para revisar o processo ou etapas específicas.

Outro cenário também é possível. Se a carga de trabalho e a métrica-alvo aumentam ao mesmo tempo, a equipe pode perceber que os recursos atuais são insuficientes. Por exemplo, pode ser necessário mais um Sales Manager para lidar com o número necessário de leads.

Assim, processos e métricas ajudam as equipes a enxergar tanto o trabalho realizado quanto o resultado desse trabalho.

Você pode adicionar Guidelines a uma etapa do processo.

Há duas opções disponíveis:

• Create guideline — crie uma instrução interna diretamente para a etapa.
• Add link — adicione um link para um recurso interno ou externo.

Por exemplo, uma etapa Discovery Call pode incluir:

• roteiro da conversa;
• lista de perguntas para o cliente;
• modelo de apresentação;
• link do CRM;
• instruções internas.

O funcionário acessa o contexto necessário diretamente na etapa em que ele é necessário.

Um caso de uso prático é o onboarding de um novo funcionário.

Por exemplo:

Boas-vindas e apresentação da empresa

↓

Configurar contas e acessos

↓

Revisar a função e as responsabilidades

↓

Conhecer os principais processos

↓

Concluir a primeira tarefa prática

↓

Check-in com o manager

Cada etapa pode incluir responsáveis, instruções, links e materiais necessários.

O novo funcionário pode seguir a sequência documentada e ver claramente o que fazer a seguir.

Os processos também ajudam a preservar o conhecimento operacional dentro da empresa.

Quando um processo importante existe apenas na experiência de um funcionário, a empresa pode perder esse conhecimento quando a pessoa muda de função ou deixa a equipe.

Por exemplo, um Sales Manager experiente pode documentar:

• como qualificar um lead;
• quais perguntas fazer;
• quando preparar uma proposta;
• quando envolver um especialista técnico;
• o que fazer se um cliente parar de responder.

Esse conhecimento passa a fazer parte do sistema da empresa e continua disponível para a equipe.

O mesmo princípio se aplica a problemas recorrentes. Quando uma equipe enfrenta regularmente a mesma situação, documentar a solução como um processo facilita a reutilização desse conhecimento.

Cada usuário pode ver, no próprio perfil, os processos conectados ao seu cargo.

Em Job Description → Linked Processes, os funcionários podem ver os processos que contêm etapas atribuídas ao seu cargo.

Um processo pode ser expandido para mostrar as etapas específicas que envolvem esse cargo.

Assim, os funcionários podem ver tanto a descrição geral da sua função quanto os processos da empresa dos quais participam e as etapas pelas quais são responsáveis.

Um processo pode ser disponibilizado para os cargos relevantes ou ocultado.

No cartão do processo, Shown significa que o processo está disponível para os usuários relevantes. Hidden significa que ele está oculto.

Isso pode ser útil quando um novo processo ainda está sendo preparado, revisado ou aguardando aprovação antes de ser compartilhado com a equipe.

Os processos no Enforcium conectam vários níveis das operações da empresa:

Process → como a empresa executa o trabalho recorrente.

Action Steps → as etapas específicas que compõem o processo.

Responsible positions → quem é responsável por cada etapa.

Plan / Do / Check / Act → o papel de cada etapa no ciclo do processo.

Value Impact → o valor gerado pela etapa.

Linked Metrics → o resultado mensurável influenciado pelo trabalho.

Guidelines → como concluir corretamente uma etapa específica.

O resultado é um processo que dá à equipe uma visão clara de:

• o que fazer
• em que ordem
• quem é responsável
• como fazer
• qual resultado o trabalho deve influenciar

Comece pelos processos que a equipe já repete regularmente.

Não é preciso documentar a empresa inteira de uma vez. Bons pontos de partida incluem:

• onboarding de um novo funcionário;
• processamento de um novo lead;
• início do trabalho com um novo cliente;
• preparação de uma proposta;
• tratamento de um problema comum de cliente.

Se uma situação se repete e a equipe precisa descobrir várias vezes quem deve fazer o quê e como, ela é uma forte candidata a se tornar um processo.