Comment utiliser Value Impact Status dans Enforcium

Value Impact Status vous aide à évaluer chaque étape d’un processus en fonction de la valeur qu’elle crée pour le client ou pour l’entreprise.

Une fois un processus documenté, il est utile d’examiner chaque étape et de se demander :

« Pourquoi réalisons-nous cette étape, et quelle valeur crée-t-elle ? »

Enforcium propose quatre statuts :

CLIENT VALUE ADDED → BUSINESS VALUE ADDED → WASTE → N/A

CLIENT VALUE ADDED — Améliore l’expérience ou les résultats du client.

Utilisez Client Value Added lorsqu’une étape crée directement de la valeur pour le client ou influence le résultat qu’il obtient.

Par exemple :

• Mener une consultation avec le client
• Préparer une solution adaptée aux besoins du client
• Configurer le produit pour le client
• Résoudre le problème du client

Ces étapes contribuent directement à un meilleur résultat ou à une meilleure expérience pour le client.

BUSINESS VALUE ADDED — Soutient le fonctionnement et la croissance de l’entreprise.

Utilisez Business Value Added lorsqu’une étape soutient le fonctionnement, le contrôle ou la croissance de l’entreprise, même si le client n’en voit pas directement le résultat.

Par exemple :

• Vérifier un contrat avant sa signature
• Mettre à jour les informations dans le CRM
• Approuver un budget
• Enregistrer les résultats du travail
• Vérifier la conformité aux exigences internes

Le client n’interagit pas forcément directement avec ces actions. Elles contribuent à un fonctionnement stable et efficace de l’entreprise.

WASTE — Consomme des ressources sans impact clair.

Utilisez Waste pour les étapes qui consomment du temps ou d’autres ressources sans impact clair sur le résultat pour le client ou pour l’entreprise.

Par exemple, une équipe peut régulièrement :

• Transférer manuellement les mêmes données entre plusieurs systèmes
• Créer un rapport que personne n’utilise
• Recueillir plusieurs validations alors qu’une seule suffit
• Dupliquer des informations dans différents documents

Marquer une étape comme Waste ne signifie pas qu’elle doit être supprimée immédiatement. C’est un signal pour examiner pourquoi l’étape existe et si le processus peut être simplifié.

N/A — Impact sur la valeur non précisé.

Utilisez N/A lorsque l’impact sur la valeur d’une étape n’a pas été défini ou n’a pas encore besoin d’être classé.

Vous pouvez ainsi construire un processus sans évaluer immédiatement chaque étape.

Ouvrez le processus concerné et activez Edit mode.

Sélectionnez l’Action Step à modifier et ouvrez le champ Value Impact Status.

Choisissez l’une des quatre options :

CLIENT VALUE ADDED

BUSINESS VALUE ADDED

WASTE

N/A

Cliquez ensuite sur Save changes.

Le statut est attribué à une étape précise : les différentes étapes d’un même processus peuvent donc avoir des impacts sur la valeur différents.

Prenons un processus simplifié de travail avec un nouveau client.

Mener un appel de découverte

→ Client Value Added

L’équipe identifie les besoins du client et peut proposer une solution pertinente.

Préparer une proposition personnalisée

→ Client Value Added

Le client reçoit une solution adaptée à sa situation.

Vérifier le contrat

→ Business Value Added

Cette étape soutient l’entreprise en garantissant que la collaboration est correctement documentée.

Saisir les informations de l’affaire dans le CRM

→ Business Value Added

Les données servent à la suite du travail, au reporting et au suivi.

Saisir manuellement les mêmes données dans un autre tableur interne

→ Potentiellement Waste

Si les informations sont simplement dupliquées et que le tableur n’apporte aucune valeur supplémentaire, l’équipe peut examiner si cette étape est nécessaire.

C’est là que Value Impact Status devient utile pour l’analyse des processus.

Imaginez un processus de 20 étapes.

Au départ, chaque étape peut sembler nécessaire, car l’équipe a toujours travaillé ainsi.

Après classification, le processus pourrait se présenter ainsi :

7 étapes → Client Value Added

8 étapes → Business Value Added

3 étapes → Waste

2 étapes → N/A

Le processus peut maintenant être examiné de manière plus systématique.

Pour les étapes marquées comme Waste, posez-vous les questions suivantes :

• Cette étape peut-elle être supprimée ?
• Peut-elle être automatisée ?
• Fait-elle doublon avec une autre action ?
• Le nombre de validations peut-il être réduit ?
• Quelqu’un dans l’entreprise a-t-il besoin du résultat de cette étape ?

Value Impact Status aide l’équipe à identifier les pistes d’optimisation possibles et à en discuter ensemble.

Value Impact Status et Process Stage décrivent des aspects différents d’une étape de processus.

Process Stage répond à la question :

« Quel rôle cette étape joue-t-elle dans le processus ? »

PLAN → préparation

DO → exécution

CHECK → vérification

ACT → suivi ou amélioration

Value Impact Status répond à la question :

« Quelle valeur cette étape crée-t-elle ? »

CLIENT VALUE ADDED → valeur pour le client

BUSINESS VALUE ADDED → valeur pour l’entreprise

WASTE → aucune valeur claire

N/A → non précisé

Une même étape peut avoir les deux paramètres.

Par exemple :

Ou :

Ensemble, ils apportent deux niveaux de contexte : ce que fait l’étape dans le processus et pourquoi elle est importante.

Vous pouvez classer les étapes au moment de construire un processus ou les examiner plus tard.

Value Impact est particulièrement utile lorsque l’équipe souhaite analyser un processus existant et comprendre où la valeur est créée et où du travail inutile a pu s’accumuler.

Par exemple,

si un processus est devenu trop long ou implique beaucoup de travail manuel

ou

si l’équipe se heurte régulièrement à une bureaucratie inutile,

examinez chaque étape et attribuez-lui un Value Impact Status.

Le résultat est un processus qui peut être analysé, affiné et amélioré au fil du temps.