Jak korzystać z Value Impact Status w Enforcium

Value Impact Status pomaga ocenić każdy krok procesu na podstawie wartości, jaką tworzy dla klienta lub biznesu.

Gdy proces jest już udokumentowany, warto przyjrzeć się każdemu krokowi i zadać pytanie:

„Dlaczego wykonujemy ten krok i jaką wartość on tworzy?”

Enforcium udostępnia cztery statusy:

CLIENT VALUE ADDED → BUSINESS VALUE ADDED → WASTE → N/A

CLIENT VALUE ADDED — Poprawia doświadczenie lub rezultaty klienta.

Użyj Client Value Added, gdy krok bezpośrednio tworzy wartość dla klienta lub wpływa na rezultat, który otrzymuje.

Na przykład:

• Przeprowadzenie konsultacji z klientem
• Przygotowanie rozwiązania na podstawie potrzeb klienta
• Skonfigurowanie produktu dla klienta
• Rozwiązanie problemu klienta

Te kroki bezpośrednio przyczyniają się do lepszego rezultatu lub doświadczenia klienta.

BUSINESS VALUE ADDED — Wspiera działalność i rozwój firmy.

Użyj Business Value Added, gdy krok wspiera działalność firmy, kontrolę lub rozwój, nawet jeśli klient nie widzi bezpośrednio jego rezultatu.

Na przykład:

• Sprawdzenie umowy przed podpisaniem
• Aktualizacja informacji w CRM
• Zatwierdzenie budżetu
• Zapisanie rezultatów pracy
• Sprawdzenie zgodności z wymaganiami wewnętrznymi

Klient może nie mieć bezpośredniego kontaktu z tymi działaniami. Wspierają one stabilne i efektywne funkcjonowanie firmy.

WASTE — Zużywa zasoby bez wyraźnego wpływu.

Użyj Waste dla kroków, które zużywają czas lub inne zasoby bez wyraźnego wpływu na rezultat dla klienta lub biznesu.

Na przykład zespół może regularnie:

• Ręcznie przenosić te same dane między kilkoma systemami
• Tworzyć raport, z którego nikt nie korzysta
• Zbierać kilka zatwierdzeń, gdy wystarczy jedno
• Powielać informacje w różnych dokumentach

Oznaczenie kroku jako Waste nie oznacza, że należy go natychmiast usunąć. To sygnał, aby sprawdzić, dlaczego ten krok istnieje i czy proces można uprościć.

N/A — Wpływ na wartość nie został określony.

Użyj N/A, gdy wpływ kroku na wartość nie został określony lub nie trzeba go jeszcze klasyfikować.

Dzięki temu możesz zbudować proces bez konieczności natychmiastowej oceny każdego kroku.

Otwórz odpowiedni proces i włącz Edit mode.

Wybierz Action Step, który chcesz edytować, i otwórz pole Value Impact Status.

Wybierz jedną z czterech opcji:

CLIENT VALUE ADDED

BUSINESS VALUE ADDED

WASTE

N/A

Następnie kliknij Save changes.

Status jest przypisywany do konkretnego kroku, więc różne kroki w ramach tego samego procesu mogą mieć różny wpływ na wartość.

Weźmy uproszczony proces pracy z nowym klientem.

Przeprowadzenie discovery call

→ Client Value Added

Zespół poznaje potrzeby klienta i może zaproponować odpowiednie rozwiązanie.

Przygotowanie spersonalizowanej oferty

→ Client Value Added

Klient otrzymuje rozwiązanie dopasowane do swojej sytuacji.

Sprawdzenie umowy

→ Business Value Added

Ten krok wspiera firmę, zapewniając prawidłowe udokumentowanie współpracy.

Wprowadzenie informacji o transakcji do CRM

→ Business Value Added

Dane wspierają dalszą pracę, raportowanie i follow-up.

Ręczne wprowadzenie tych samych danych do innego wewnętrznego arkusza kalkulacyjnego

→ Potencjalnie Waste

Jeśli informacje są po prostu powielane, a arkusz nie daje żadnej dodatkowej wartości, zespół może sprawdzić, czy ten krok jest potrzebny.

Właśnie tutaj Value Impact Status staje się przydatny w analizie procesów.

Wyobraź sobie proces składający się z 20 kroków.

Na początku każdy krok może wydawać się potrzebny, ponieważ zespół zawsze tak pracował.

Po klasyfikacji proces może wyglądać tak:

7 kroków → Client Value Added

8 kroków → Business Value Added

3 kroki → Waste

2 kroki → N/A

Teraz proces można przeanalizować w bardziej systematyczny sposób.

W przypadku kroków oznaczonych jako Waste zapytaj:

• Czy ten krok można usunąć?
• Czy można go zautomatyzować?
• Czy powiela inne działanie?
• Czy można zmniejszyć liczbę zatwierdzeń?
• Czy ktokolwiek w firmie potrzebuje rezultatu tego kroku?

Value Impact Status pomaga zespołowi wskazać potencjalne obszary do optymalizacji i wspólnie je omówić.

Value Impact Status i Process Stage opisują różne aspekty kroku procesu.

Process Stage odpowiada na pytanie:

„Jaką rolę ten krok pełni w procesie?”

PLAN → przygotowanie

DO → realizacja

CHECK → przegląd

ACT → dalsze działania lub usprawnienie

Value Impact Status odpowiada na pytanie:

„Jaką wartość tworzy ten krok?”

CLIENT VALUE ADDED → wartość dla klienta

BUSINESS VALUE ADDED → wartość dla biznesu

WASTE → brak wyraźnej wartości

N/A → nie określono

Jeden krok może mieć oba parametry.

Na przykład:

Lub:

Razem zapewniają dwa poziomy kontekstu: co dany krok robi w procesie i dlaczego jest ważny.

Kroki możesz klasyfikować podczas budowania procesu lub przejrzeć je później.

Value Impact jest szczególnie przydatny, gdy zespół chce przeanalizować istniejący proces i zrozumieć, gdzie powstaje wartość, a gdzie mogła nagromadzić się zbędna praca.

Na przykład,

jeśli proces stał się zbyt długi, wymaga dużo ręcznej pracy

lub

zespół regularnie napotyka niepotrzebną biurokrację,

przejrzyj każdy krok i przypisz mu Value Impact Status.

W rezultacie otrzymujesz proces, który można analizować, dopracowywać i usprawniać w czasie.