Comment fonctionnent les Access Roles dans Enforcium

Les Access Roles dans Enforcium définissent le niveau d’accès d’un utilisateur dans l’espace de travail. Ils permettent de déterminer les parties du système avec lesquelles une personne peut travailler et les actions qu’elle peut effectuer.

L’accès est étroitement lié à la structure de l’entreprise. Enforcium utilise les Positions définies dans Org Structure lorsque l’accès est attribué à des zones spécifiques du système. Cela crée une relation claire entre le rôle d’une personne dans l’organisation et les informations auxquelles elle peut accéder.

Dans Enforcium, l’accès peut dépendre de la Position de l’utilisateur et des permissions associées à la zone dans laquelle il travaille.

Une Position représente un rôle au sein de la structure organisationnelle. Les employés sont affectés à des Positions, et ces Positions peuvent être reliées à des permissions d’accès dans différentes parties d’Enforcium.

Cette structure facilite la gestion des accès à mesure que l’entreprise se développe. Lorsqu’un employé change de rôle, sa Position peut également changer, ce qui maintient les informations organisationnelles alignées sur ses responsabilités actuelles.

Certaines zones d’Enforcium disposent de leurs propres paramètres d’accès.

Par exemple, Customer Experience permet de configurer l’accès séparément pour chaque ICP via Manage Access. L’accès est accordé aux Positions définies dans Org Structure. Les niveaux d’accès disponibles sont :

Owner donne la propriété de l’ICP.

Can edit permet à l’utilisateur de consulter et de modifier l’ICP.

Can view permet à l’utilisateur de consulter l’ICP.

Employee Experience suit le même principe. Vous pouvez définir quelles Positions ont accès à une carte donnée et quels utilisateurs peuvent la modifier ou la consulter.

Les niveaux d’accès définissent ce qu’une personne peut faire avec une information donnée.

Owner est propriétaire du contenu concerné et peut le gérer.

Can edit donne accès à la consultation et à la modification du contenu.

Can view donne accès à la consultation du contenu.

Ces permissions sont utiles lorsque plusieurs personnes interviennent dans une même zone. La personne chargée de maintenir le contenu peut disposer d’un accès en modification, tandis que les autres employés peuvent recevoir un accès en consultation.

Les options d’accès exactes peuvent dépendre du module. Customer Experience et Employee Experience utilisent les niveaux d’accès décrits ci-dessus.

L’accès à l’information et la permission de la modifier sont des notions liées.

Par exemple, View mode et Edit mode sont utilisés dans plusieurs modules d’Enforcium. View mode permet aux utilisateurs de consulter les informations existantes. Edit mode fournit les commandes nécessaires pour apporter des modifications.

Dans Org Structure, View Mode permet aux utilisateurs de consulter la structure de l’entreprise, tandis qu’Edit Mode permet aux utilisateurs autorisés de créer et de modifier des Business Units et des Positions, ainsi que de changer leur place dans la hiérarchie.

Le même principe s’applique dans Customer Experience et Employee Experience. Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent passer en Edit mode et maintenir la structure de la carte concernée.

Une Position contient des informations qui relient les responsabilités organisationnelles au travail opérationnel.

Lorsque vous ouvrez une Position dans Org Structure, vous y trouvez :

Job Description avec les responsabilités et les attentes.

Employees avec les personnes actuellement affectées à la Position.

Activity History avec les modifications et les actions liées à la Position.

Metrics Access avec les métriques accessibles à la Position, notamment le nom de la métrique, l’Accountable Position, la dernière valeur, la date de la dernière mise à jour et le niveau d’accès.

Les Positions peuvent également participer aux Processes. Lorsqu’une Position est désignée comme responsable d’une Action Step, le processus concerné apparaît dans le profil de l’employé, dans Job Description → Linked Processes.

Cela crée un lien entre l’accès, la responsabilité organisationnelle et le travail quotidien.

La gestion des accès fonctionne en lien avec le reste de la structure d’Enforcium :

Company → Departments → Positions → Employees

Puis, dans l’ensemble de l’espace de travail :

Position → Access → Responsibilities → Processes → Metrics

L’organisation dispose ainsi d’une manière structurée de relier les personnes aux informations et au travail qui correspondent à leur rôle.

Les paramètres d’accès peuvent aussi être gérés au niveau de chaque contenu. Par exemple, Customer Experience et Employee Experience permettent d’accorder à des Positions spécifiques un accès en consultation ou en modification via Manage Access.